Faktura OSVČ: 12 kontrol, aby se nezasekla u účetní a byla proplacená včas

Proč to řešit právě teď

U OSVČ často platí jednoduché pravidlo: jakmile je na faktuře chyba nebo něco chybí, platba se protáhne. Ve firmách to typicky skončí u účetní nebo schvalování a faktura se buď vrátí k doplnění, nebo se „odloží“, dokud nebude kompletní.

Dobrá zpráva: většinu problémů vyřeší krátká kontrola před odesláním. Níže máte checklist pro běžné situace (OSVČ neplátce i plátce DPH). U každého bodu rozlišujeme, co je povinné ze zákona a co je jen praktická věc, kterou firmy často vyžadují.

Checklist: 12 věcí, které si na faktuře zkontrolujte

1) Kdo fakturu vystavuje (dodavatel)

Zkontrolujte, že sedí:

• jméno a příjmení / název,
• adresa (typicky místo podnikání),
• IČO,
• u plátce DPH také DIČ.

U firemních odběratelů se faktury vrací i kvůli „drobnostem“ (překlep v názvu, jiná adresa než mají v systému).

2) Komu fakturujete (odběratel)

Neopisujte údaje z podpisu e-mailu. Vyžádejte si „fakturační údaje“ a zkontrolujte:

• název/jméno,
• adresa,
• IČO,
• DIČ (je-li odběratel plátce DPH).

3) Jednoznačné číslo faktury

Faktura má mít jednoznačné označení (číslo). Prakticky si hlídejte hlavně dvě věci:

• ať nemáte duplicitní číslo,
• ať dává smysl číselná řada (kvůli dohledávání a kontrole).

4) Datum vystavení

Datum vystavení uvádějte konzistentně (ať vám sedí do evidence). U firem se faktury často párují automaticky podle údajů – chaos v datech znamená více ruční práce a zdržení.

5) Datum splatnosti (a domluvené podmínky)

Zkontrolujte, že:

• splatnost je na faktuře uvedená,
• odpovídá smlouvě/objednávce (některé firmy mají pevně daných např. 30 dní).

6) Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) – když jste plátce DPH

Pokud jste plátce DPH, je DUZP jedna z věcí, bez které se účetnímu oddělení špatně účtuje a přiznává DPH.

U daňového dokladu jsou povinné náležitosti vymezené v zákoně o DPH (typicky se řeší právě i datum plnění). (e-sbirka.gov.cz)

7) Co přesně fakturujete (popis plnění)

Místo „služby dle dohody“ raději napište konkrétně:

• název služby/dodávky,
• období nebo datum (např. „správa webu 09/2026“),
• odkaz na objednávku nebo číslo smlouvy (pokud existuje).

Čím jasnější popis, tím méně dotazů a menší šance, že se faktura zasekne na schvalování.

8) Množství, jednotková cena, celkem (a kontrola výpočtu)

U položek si rychle přepočítejte:

• množství,
• jednotkovou cenu,
• mezisoučet,
• celkovou částku k úhradě.

Chyby ve výpočtu jsou jeden z nejčastějších důvodů vrácení faktury.

9) DPH režim a povinné údaje pro daňový doklad (jen pro plátce DPH)

Jste-li plátce DPH, zkontrolujte, že na faktuře nechybí údaje, které zákon o DPH u daňového dokladu požaduje (typicky identifikace stran, popis plnění, datum plnění, základ daně, sazba a výše DPH apod.). (e-sbirka.gov.cz)

Neplátce DPH tyto „DPH řádky“ neuvádí.

10) Číslo účtu (a u zahraničí IBAN + BIC)

„Tichý zabiják“ plateb: špatný nebo neúplný účet.

• zkontrolujte číslo účtu a kód banky,
• u zahraničních plateb přidejte IBAN a BIC/SWIFT,
• jako variabilní symbol se často používá číslo faktury (pokud se na tom s odběratelem držíte).

11) Měna a jak má odběratel platit

Uveďte jasně:

• měnu (CZK/EUR),
• způsob úhrady (typicky převod).

U některých firem pomůže doplnit i text „Prosíme o uvedení VS: …“ (pokud ho opravdu chcete používat).

12) „Firemní povinnosti“ mimo zákon: objednávka, zakázka, přílohy

Časté požadavky odběratelů (nejsou to automaticky zákonné náležitosti faktury, ale v praxi rozhodují o proplacení):

• číslo objednávky / číslo smlouvy na faktuře,
• středisko/zakázka/projekt,
• jméno kontaktní osoby,
• příloha: výkaz práce, předávací protokol, report.

Když tohle firma vyžaduje a vy to nedodáte, faktura často „stojí“ i týdny, i když je jinak formálně správně.

Co si z toho odnést

• Nejčastější zdržení plateb jsou banality: chybné údaje, nejasný popis plnění, chybějící DUZP u plátce DPH, chybné částky nebo účet.
• Co je povinné, řeší hlavně zákon o DPH u plátců (náležitosti daňového dokladu) a obecně pravidla účetních dokladů u účetních jednotek. (e-sbirka.gov.cz)
• Co je prakticky nutné, často určí odběratel: číslo objednávky, zakázka, přílohy. Zjistěte to dopředu a ušetříte čas i nervy.

Časté otázky

Musím mít na faktuře razítko a podpis?

Běžně ne. Firmy typicky řeší hlavně správné údaje, částky a (u plátců) náležitosti daňového dokladu. (e-sbirka.gov.cz)

Jsem neplátce DPH. Mám na faktuře psát „Nejsem plátce DPH“?

Zákon o DPH vám jako neplátci nenakazuje jednotnou povinnou větu na každé „faktuře“. Prakticky ale krátká poznámka často pomůže předejít dotazům (hlavně pokud fakturujete firmám). Důležité je neuvádět DPH a nevystupovat jako plátce.

Můžu posílat faktury jen e-mailem jako PDF?

Ano, v praxi je to běžné. Někteří odběratelé ale chtějí i strukturovaný formát (např. ISDOC/ISDOCX nebo UBL) pro automatické zpracování. (isdoc.cz)

Co když odběratel trvá na čísle objednávky nebo zakázky?

Doplňte ho. Je to typická interní podmínka schvalování ve firmách: bez objednávky se faktura může vracet, i když je jinak „správně“.

Zdroje

• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (aktuální znění v e‑Sbírce) – daňové doklady a náležitosti daňového dokladu (§ 29). (e-sbirka.gov.cz)
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (aktuální znění v e‑Sbírce) – účetní doklady (§ 11). (e-sbirka.gov.cz)
• ISDOC – specifikace formátu pro elektronickou fakturaci. (isdoc.cz)
• Finanční správa – dokument k podporovaným formátům elektronických dokumentů (zmiňuje ISDOC/ISDOCX, UBL aj.). (financnisprava.gov.cz)